Организация закупочной деятельности в образовательном комплексе включает в себя комплекс вопросов. Все их объединяет одно – действия направленные на реализацию материально-технического обеспечения образовательной деятельности. 

Это не техническое обеспечение закупок, не процедуры по их приобретению, нет. Речь идет о полноценном комплексе мероприятий, в который втянуто большое количество сотрудников образовательного комплекса и который составляет единый организм, подчиненный целью полного и всестороннего удовлетворения потребностей в ресурсном обеспечении образовательного процесса.

Только при системном взгляде на закупки, можно сформировать подходы к организации этой работы с неким гарантированным, спрогнозированным результатом.

Теперь оставив в стороне теоретические изыски, попробуем вместе разобраться в вопросе подробнее и сложить для себя систему координат, которая позволит делать точные прогнозы закупаемых ресурсов для беспрепятственной реализации образовательного процесса.

Для организации закупок и взаимной увязки всех сотрудников, занимающихся данным вопросом (в том числе и в части), формируется локальный акт о закупках. Им регулируется взаимоотношения по сбору первичных потребностей на закупку товаров, работ и услуг, работы по формированию плана закупок и план-графика закупок, работу по формированию технических заданий на конкурентные процедуры закупок, работу по контролю качества поставки товаров, работ и услуг,а так же претензионную работу. При этом к закупочной деятельности в части относится формирование плана финансово-хозяйственной деятельности и нормирование потребностей и их систематизация.

При формировании данного документа необходимо учесть сроки, определенные планами образовательной деятельности и порядок проведения мероприятий школы. Учесть, что часть потребностей формируется педагогическими работниками, не знакомыми с правилами хозяйственной деятельности в связи с чем необходимо эту информацию переработать. Зачастую полностью переработанная информация кардинально отличается от первоначальной. Например, воспитатель дошкольной группы считает, что у нее для образовательного процесса имеется потребность в компьютере. Однако, исходя из ее обязанностей и правил работы с детьми, а так же нормальной продолжительности ее рабочего время видно, что компьютером на ее рабочем месте в день будут пользоваться не более 1 часа. Приобретение компьютера, его обслуживание, безусловно, неэффективно, если данный ресурс будет использоваться лишь 1 час в день. В связи с чем такая заявка сама по себе не может быть удовлетворена. Вместе с тем, так как потребность для образовательного процесса имеется необходимо ее удовлетворить, но иным образом. Определив, где и когда воспитатель сможет воспользоваться компьютером (методкабинет), либо получить на это время ноутбук.

Так же не может быть сформирована различная номенклатура товаров (например, хозяйственных товаров, моющих средств, канцтоваров) из одинаковых групп (классов) образовательного комплекса. Личные пристрастия конкретных сотрудников не должны быть определяющими при формировании потребностей.

Таким образом, анализ потребности и их унификация способны существенно видоизменить первоначальные заявки.

К субъектам регулирования закупочной деятельности относим следующих лиц:

- заместитель  директора по управлению ресурсами;

- контрактный управляющий (контрактная служба, специализированная организация);

- комиссия по закупкам (единая, разовая);

- комиссия по приемке;

- комиссия по внутренней экспертизе (внешняя экспертиза);

- администраторы контрактов.

Теперь рассмотрим каждую категория ближе.

Заместитель  директора по управлению ресурсами – организует работу сотрудников в сфере закупочной деятельности. Определяет политику в сфере закупок в рамках закона и распорядительных актов учредителя.

Являясь ключевым работником, управляющим всеми ресурсами образовательной организации он должен определять, с учетом имеющихся ресурсов и потребностей образовательного процесса, что, как и в какой мере закупается образовательным комплексом.

Контрактный управляющий (контрактная служба, специализированная организация). Функционал контактного управляющего в основном определён Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров работ и услуг для государственных и муниципальных нужд». При этом, разумеется, этот функционал может быть дополнен в зависимости от размеров организации и конкретных условий закупок.

Закупочная деятельность реализуется контрактным управляющим, либо контрактной службой. Контрактная служба создается при сумме закупок от 100 млн. руб.в год. При этом в крупных комплексах в состав контактной службы может быть включен экономист и сметчик.

При этом создание службы является обязанностью при закупках от 100 млн. руб., а не правом. Таким образом, законодатель реализует заявленный в законе принцип профессионализма.

Создание же контактной службы при сумме закупок до 100 млн. является возможностью заказчика.

В самом деле, для целей закупки не имеет никакого правового и содержательного значения размер суммы процедуры закупок. Существенное значение имеет количество таких  процедур, а не сумма. На 100 млн. может быть проведен 1 аукцион, остальное на коммунальные платежи и малые закупки, а может быть проведено 100 аукционов. Понятно, что это совершенно разный объем работ для контрактного управляющего. Соответственно потребность в контрактной службе может возникнуть при большом количестве конкурентных процедур, если сумма закупок будет меньше 100 млн. руб. в год.

При этом создание отдельного структурного подразделения вовсе не обязательно. С учетом нормы управляемости служба может быть создана внутри, какого либо, уже имеющегося отдела (например, бухгалтерии).

Однако если будет два и  более сотрудника заниматься закупками и иметь сходные по закону №44-ФЗ обязанности, разделение их работы необходимо.

Например, в рамках контрактной службы можно выделить работу в ЕАИСТ и ЕИС, работу по заключению договоров малого объема (п.п. 4,5 ч.1. ст. 93, Закона № 44-ФЗ), работу в качестве главного заказчика, работу по конкурентным процедурам, работу по планированию закупок, работу по контролю за исполнением закупок и претензионную работу.

Вместо найма части работников контрактной службы, может быть заключен договор со специализированной организацией, которая будет выполнять ряд полномочий контрактного управляющего, согласно Закону №44-ФЗ. В частности разработку и опубликование конкурсной и аукционной документации. Такой договор заключается на торгах. При этом такая организация не принимает участия в отборе победителя торгов.

При этом контрактный управляющий должен быть обучен по программе переподготовки кадров не мене чем 250 часов.

Помимо функция определенных в Законе № 44-ФЗ контрактный управляющий принимает участие в планировании же финансово-хозяйственной деятельности. Формирование плана ФХД - это комплексное мероприятие. Бухгалтерия его лишь технически сопровождает.

Приоритеты развития на год определяет директор с учетом мнения заместителей по приоритетным направлениям (проектам) (например, открытие класса для детей-инвалидов, или создание новых профильных классов).Исходя из этих приоритетов, формируется план ФХД. При этом его расходная часть, в части закупок, формируется с участием контрактного управляющего.

Он делает расчет стоимости потребностей для реализации образовательного процесса в планируемый период. При этом учитывается ценовая конъюнктура рынка, прогноз инфляции, сезонность и другие параметры.

При формировании планов-графиков закупок контрактный управляющий осуществляет взаимодействие с межшкольной торговой площадкой. Так примерный план-график всего межрайонного совета директоров формируется на ней и утверждается советом такой площадки. Образовательная организация должна стремиться к синхронному со своими коллегами закупочному процессу. Это позволит беспрепятственно формировать совместные торговые процедуры и повышать эффективность закупок.

Права утверждения документации и приложений к ней, а так же подписания контрактов могут быть делегированы директором заместителю директора по управления  ресурсами и/или контрактному управляющему. Такое наделение правами происходит путем издания приказа о разграничении полномочий и доверенностью. В доверенности необходимо четко указать круг полномочий для делегирования третьему лицу, так как действовать это лицо сможет только в рамках полномочий, указанных в этой доверенности (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.06.12 по делу № А40-151438/09-132-974).

В то же время, если возникнет ситуация, в которой для действия от лица компании у доверенного лица не хватит полномочий, указанных в доверенности, можно рассчитывать на статью 183 Гражданского кодекса РФ: прямое последующее одобрение сделки уполномоченным лицом представляемой компании создают, изменяют или прекращают для нее гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. Таким образом, впоследствии директор может «реабилитировать» сделку путем ее одобрения.

Следующий субъект закупочной деятельности -комиссия по закупкам (единая, разовая). Комиссия создается образовательной организацией либо на каждую закупку, либо единая  действующая постоянно. Разумеется, с учетом профессионализма и стабильности работы, более важным предполагается создание единой комиссии.

Комиссия формируется из 5 и более человек. При этом в комиссию могут быть включены не только работники образовательной организации, но и иные лица (например, работники из других школ).

Члены закупочной комиссии так же должны быть обучены, но по иной образовательной программе, переподготовки не требуется.

В рамках закупочной комиссии возможно и необходимо разделение лиц по функциям.

Так все заявки участников  торгов могут быть разделены за парами членов комиссий (для исключения ошибок), задача которых выявить любые несоответствия заявок документации. Затем на комиссии они докладывают о таких несоответствиях всем членам комиссий. Квалификация несоответствий как нарушений закона №44-ФЗ или технических ошибках, лежит на комиссии в целом.

Отдельному члену комиссии можно поручить проверку участников в реестре недобросовестных поставщиков.

При проведении совместных торгов формируется комиссия, представляющая всех заказчиков общего аукциона (конкурса). С учетом того что в некоторых торгах участвует большое количество учреждений состав такой комиссии разумно уменьшается.

В любом случае необходимо помнить, что чем чаще те или иные лица участвуют в комиссии, тем более качественно они выполняют эти обязанности. Необходимо стремиться к профессионализации их работы.

Для приемки поставляемых товаров, работ, услуг создается комиссия по приемке в количестве 5 и более человек. При этом в рамках приёмочных комиссий возможно и необходимо разделение лиц по функциям.

Так в рамках приемочной комиссии может быть выделены функции: осмотр выполненных работ (товара), проверка сопроводительных документов (инструкций сертификатов), проверка документов на оплату (акты, счета, сметы).

Это позволит сделать комиссию реальным органом и каждому в ней осознать свою меру ответственности за решение всей комиссии. Сегодня же, зачатую, такая комиссия лишь формально осуществляет приемку того, что проверено завхозом и не более.

Такая комиссия не связана никакими требованиями по поводу обучения по Закону № 44-ФЗ. И такого обучения не требуется. Они лишь сверяет техническое задание к контракту (спецификацию) с тем, что и когда поставлено.

При проведении закупок конкурентным способом заказчик обязан при  приемке товаров, работ, услуг проводить их экспертизу на соответствие поставки контракту. Такая экспертиза проводится либо силами сторонней организации (экспертной организации) в рамках заключённого с ней контракта либо своими силами - комиссией по внутренней экспертизе.

Требования к внешней экспертизе определены Законом № 44-ФЗ.

При формировании внутренней экспертной комиссии следует учесть требования закона к внешней экспертизе. Так следует включать в комиссию по экспертизе лишь  тех лиц которые имеют профильное образование и опыт работы применительно к предмету экспертизы.

При этом нужно иметь в виду, что при последующих проверках если выясниться, что принят товар, работа, услуга не соответствующая контакту, то предъявить исковые требования в суде можно будет как к поставщику, так и к эксперту солидарно. Тогда как при внутренней экспертизе это сделать это не возможно и при отказе поставщика от оплаты (или невозможности такой оплаты) все последствия целикомлягут на образовательную организацию – заказчика.

Новый субъект закупочной работы, предлагаемый автором - администраторы контрактов.Администратор контракта -работник образовательного комплекса, в обязанности которого входит непосредственная работа с объектом закупки. Т.е. иными словами для кого эта закупка проводится. Если она проводится в интересах нескольких работников, то администратором назначается один из них. Функции администратора закреплены в должностной инструкции, при этом они не пересекаются с должностной инструкцией контрактного управляющего. Администратор контакта формирует общую потребность в товаре, работе, услуге от всего образовательного комплекса. Готовит техническое задание к закупке. Участвует в закупочной и приемочной комиссиях. Готовит анализ по исполнению контракта. Является инициатором претензионной работы по гарантийным случаям. Полагаю вполне понятным, что контрактный управляющий не может видеть и знать, что в других зданиях происходит с уже поставленным товаром либо результатом работ. 

Так же вся информация от корпусов образовательного комплекса первоначально должна собраться и обобщаться лицом, непосредственно работающим с товаров, работой, услугой для стандартизации требований и объемов, и лишь потом поступать в контрактную службу.

Таковым администратором могут быть например, завхозы, инженеры по ИТ, инженеры по содержанию зданий,  заместители директора, председатели методических объединений учителей, специалисты по безопасности, по питанию, пот охране труда и т.д.

Их работа, в том числе прямо влияет на качество закупок, ибо любое неправильное указание в техническом здании или при приемке именно этим людям и создаст сложности в реализации их обязанностей.

Таким образом, организация закупочной деятельности многогранный процесс, требующий сыгранности значительной части коллектива образовательной  организации. Он может служить своеобразной лакмусовой бумажкой эффективности работы коллектива.

С.В. Матковский, заместитель директора по управлению ресурсами ГБОУ «Школа № 514», член ассоциации специалистов по закупкам в сфере образования.